Кадровый аудит

Ниже отрывок из стенограммы интервью кадровому журналу про кадровый аудит

Вопрос. HR-аудит, достаточно новая услуга для российского рынка. Более того, иногда директора по персоналу не понимают ее важности и необходимости. Если можно расскажите, какие проблемы призван решать HR-аудит и когда следует прибегать к нему?

Давайте для начала определим понятия.
И для начала будем считать, что HR-аудит - это аудит кадровой документации.
Про собственно аудит HR-процессов я скажу пару слов позже.

Итак, "директора не понимают необходимости аудита".
Почему же не понимают?
Понимают. Обычно в тот момент, когда получено уведомление о визите инспекции.
Однако в этот момент лучше звать юристов и/или специалистов по общению с инспекторами.

Если серьезно -- то есть несколько факторов, которые хотелось бы отметить.

Первое. Российское трудовое право и смежные области (например, право миграционное) очень сложные,
противоречивые и активно изменяющиеся. Знать все обычному специалисту - очень сложно.

Но еще сложнее всем требованиям соответствовать.
Однажды мы посчитали сколько нужно кадровиков, чтобы делать абсолютно все и правильно.
Для этого достаточно всего одного кадровика на 20-25 сотрудников.
Полагаю, что мало кто из коммерческих организаций в состоянии себе такое позволить.
В результате мы всегда имеем что-то несоответствующее и должны понимать какие риски считать приемлимыми, какие - нет.
Независимая оценка рисков – это как раз и задача специальных специалистов.

Второе. В этом году впервые были опробованы, и без сомнения будут использоваться в дальнейшим, новые методы работы.
Методы использования трудового и миграционного законодательства для решения корпоративных конфликтов и конфликтов акционеров.
Я имею ввиду историю про главу одной известной нефтяной компаниии и историю про "золотые парашюты" одной из ТГК.
В результате компании должны воспринимать "риски кадровика" уже на другом уровне - на уровне корпоративного управления.
По наблюдениям в отделах кадров про эти истории не слышали...

Третье.
Последние несколько лет на рынке этих услуг под кадровым аудитом понимается однодневное мероприятие, в течение которого
"аудитор" беседует со специалистами отдела кадров и смотрит ключевые документы.
Давайте понимать, что это - не совсем аудит. Или очень поверхностный аудит.
В действительности, для начала мы должны выделить требования, которым хотим безусловно соответствовать, а потом проверить исполнение этих требований по записям для каждого сотрудника и/или процесса.
В результате, например, по каждому штатному сотруднику надо проверить соответствие от 30 до 50 записей.
Если сотрудников 100, то надо проверить 100 х 50 соответствий, т.е. 5000.
Только в этом случае мы будем понимать истинную картину и точно знать, что именно надо исправить и доделать.

Последнее. "А если что-то найдут?"
К сожалению, такие мысли гораздо чаще посещают директоров по персоналу, чем, например, главных бухгалтеров,
которые уже давно поняли, что знать собственные несоответствия и быть готовым к рискам - гораздо проще, чем ждать прихода налоговой, делая вид, что все нормально. Именно поэтому, чаще всего кадровый аудит востребован в ситуации смены директора по персоналу.


Вопрос: Как вы думаете, реально ли его провести внутренними силами HR-департамента? В каких случаях это можно делать, а в каких следует воспользоваться услугами внешних консультантов? Реально ли провести аудит своими силами?

В принципе - да. Вопрос в методике. Как я уже говорил: соответствовать всему невозможно в принципе.
Поэтому важно выделить области, где соответствие должно быть безусловным, а где мы сознательно идем на риск.
Если компания полностью "белая", список соответствий - большой, и они должны быть проверены полностью.
И наоборот. Для примера полная проверка и исправление несоответствий в "совсем белой компании",
с численностью около 1000 отрудников занимает около 30 человеко/дней.

Если такие ресурсы могут быть выделены внутри компании, то внешние специалисты полезны только для постановки методики и/или анализа рисков по результатам. Если таких ресурсов нет - то лучше воспользоваться внешними консультантами.

Вопрос. Как сделать процедуру HR-аудита максимально эффективной? Несколько возможно, не самых сложных советов.

Подходить к вопросу системно и взвешенно.
Заранее понять, что исполняется обязательно, а на какие риски компания идет, принимая их.
NB: запишите это!
Проводите аудит регулярно. Как минимум раз в год.
Подготовьте план исправления найденных несоответствий и следуйте ему.
По результатам каждого аудита находите области, где возникают ошибки - и исправляйте эти процессы.

Как было обещано пара слов про аудит HR-процессов.
Мы это понимаем, как оценка эффективности, полноты и адекватности HR-процессов (найм, обучение, развитие, оплата труда) задачам и реалиям бизнеса. Но это -- отдельная тема.


Автор ответов Дмитрий Володин
Подробнее об услуге можно помотреть здесь